Retningslinjer pr. 25.05.2018 Silkeborg Teater's dataansvar Den 25. maj 2018 trådte EU’s nye databeskyttelsesforordning i kraft. Forordningen indeholder retningslinjer for, hvordan organisationer og virksomheder må behandle personlige data. Silkeborg Teater behandler persondata og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine persondata og sikrer en korrekt og gennemsigtig behandling. Grundlæggende behandler vi kun persondata til bestemte formål (se pkt. 4) og ud fra berettigede (legitime) interesser (se pkt. 5). Vi behandler kun persondata, der er relevante og nødvendige for opfyldelsen af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige (se pkt. 8).
Kontaktoplysninger på den dataansvarlige Silkeborg Teater er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine persondata behandles i overensstemmelse med lovgivningen.
Kontaktperson: Niels P.F.Sørensen Adresse: Håndværkervej 87, 8600 Silkeborg CVR: 26 96 16 53
Telefonnr.: 40187743
Mail: info@silkeborg-teater.dk
Hjemmeside: www.silkeborgteater.dk Behandling af persondata Vi behandler følgende persondata: 1) Medlemsdata:
Almindelige persondata: Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse
2) Data om bestyrelse og medarbejdere:
Almindelige persondata: Kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer og e-mail- adresse
Andre data om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen og bankkontonummer
Persondata, der er tillagt en højere grad af beskyttelse (CPR-nummer), behandles kun i forbindelse med ansættelsesforhold
3. Herfra får vi data Normalt får vi data fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:
Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn
Silkeborg Teater anvender Billetten A/S som billetoperatører, hvorfra vi også henter data.
4. Foreningens formål med behandling af dine persondata Vi behandler dine persondata til bestemte formål, når vi har en lovlig grund. Lovlige grunde til behandling er særligt:
Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine data
At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
Behandling efter lovkrav
Behandling med samtykke
1) Formål med behandling af medlemsdata:
Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
Som led i foreningens aktiviteter, f.eks. udsendelse af nyhedsbreve
Opfyldelse af lovkrav
Levering af varer og ydelser, du har bestilt, f.eks. sæsonprogrammer og billetter
Administration af din relation til os
2) Formål med behandling af data om bestyrelse og medarbejdere:
Håndtering af bestyrelse og medarbejderes hverv og pligter i foreningen
Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
Opfyldelse af lovkrav
Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
Administration af din relation til os
5. Vi behandler kun persondata ud fra legitime interesser I det omfang vi behandler dine medlemsdata på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:
Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent
Afholdelse af sociale arrangementer, kulturelle aktiviteter, mv.
Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
Videregivelse af dine almindelige persondata til Danmarks Teaterforeninger i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med teaterseminar, generalforsamling, kurser etc.
Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi også dine almindelige medlemsoplysninger i en periode efter din udmeldelse af foreningen
Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende
6. Samtykke Oftest vil vores behandling af dine persondata basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor. Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.
7. Videregivelse af dine persondata Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring. 8. Opbevaring og sletning af dine persondata Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine persondata som medlem af foreningen, som bestyrelsesmedlem eller som lønnet medarbejder. Interessenter: Vi opbevarer dine data, f.eks. med henblik på udsendelse af nyhedsbreve og andre tilbud fra foreningen. Du kan til enhver tid bede om at få slettet dine data. Dette kan som oftest ske ved at markere Nej tak! i vore elektroniske meddelelser eller ved fremsendelse af mail til info@silkeborg- eaterkreds.dk Medlemmer: Vi vil opbevare dine persondata i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:
Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige persondata i op til 1 år efter din udmeldelse af foreningen
Ulønnede bestyrelsesmedlemmer/ulønnede medarbejdere: Vi vil opbevare dine persondata i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige persondata i op til 2 år efter din udmeldelse af foreningen
Lønnede medarbejdere: Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 2 år
9. Dine rettigheder Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler persondata om dig:
Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
Retten til indsigt i egne persondata
Retten til berigtigelse
Retten til sletning
Retten til begrænsning af behandling
Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
Retten til indsigelse
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst. Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine persondata, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så̊ fald ændringer eller sletning så̊ hurtigt som muligt. Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.
10. Revision af privatlivspolitikken Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores hjemmeside. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.
Udarbejdet af Silkeborg Teater Sidst ændret den 25.05.2018
